Fleet Management System: Definisi hingga Contoh Penerapannya

Fleet management system membantu perusahaan memantau dan mengelola armada dengan lebih baik, termasuk dalam hal pemantauan lokasi, penggunaan bahan bakar, hingga kondisi kendaraan. Sistem ini dirancang untuk memberikan kontrol penuh terhadap seluruh armada, sehingga meminimalkan risiko kesalahan manusia serta meningkatkan produktivitas.

Namun apa sebenarnya fleet management system itu? Apa pengaruhnya untuk perusahaan? Untuk menemukan jawabannya, simak ulasan lengkapnya di bawah ini.

Mengenal Fleet Management System

Sebelum membahas lebih jauh tentang fungsinya, penting untuk memahami terlebih dahulu apa itu fleet management system dan siapa yang bertanggung jawab dalam operasionalnya.

Apa itu Fleet Management System?

Fleet management system adalah sistem yang dirancang untuk mengelola dan mengawasi armada kendaraan secara efisien.

Sistem ini biasanya berbasis teknologi digital yang memungkinkan perusahaan untuk melacak, mengelola, dan menganalisis data terkait operasional armada mereka. Data tersebut mencakup informasi tentang lokasi kendaraan, penggunaan bahan bakar, jadwal perawatan, hingga perilaku pengemudi.

Dengan memanfaatkan fleet management system, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan data yang terukur dan akurat, serta memastikan armada kendaraan beroperasi dengan efisiensi maksimal.

Tugas Fleet Manager

Fleet manager adalah individu yang bertanggung jawab untuk memastikan armada kendaraan beroperasi dengan optimal. Tugas utamanya mencakup memantau penggunaan kendaraan, mengatur jadwal perawatan, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi keselamatan.

Fleet manager juga bertugas dalam mengidentifikasi potensi masalah sebelum terjadi kerusakan besar, serta meminimalkan downtime kendaraan yang dapat mengganggu operasi perusahaan.

Dengan bantuan fleet management system, fleet manager dapat lebih mudah memantau dan mengambil keputusan yang tepat, berdasarkan data real-time dan prediktif.

5 Fungsi Fleet Management System dalam Perusahaan

Berikut adalah lima fungsi utama yang ditawarkan oleh fleet management system dalam perusahaan:

1. Pemantauan Kendaraan Secara Real-Time

Salah satu fungsi terpenting dari fleet management system adalah kemampuannya dalam melacak lokasi kendaraan secara real-time melalui teknologi GPS. Pemantauan ini membantu perusahaan mengetahui keberadaan kendaraan, waktu tempuh, serta jalur yang digunakan. Dengan informasi ini, perusahaan bisa mengoptimalkan rute dan mengurangi konsumsi bahan bakar.

2. Pengelolaan Penggunaan Bahan Bakar

Sistem ini juga membantu dalam mengelola dan menganalisis konsumsi bahan bakar. Dengan data yang terkumpul, perusahaan dapat mengidentifikasi pola penggunaan bahan bakar yang tidak efisien dan mengambil tindakan untuk mengurangi pemborosan.

3. Perawatan Kendaraan yang Proaktif

Fleet management system memungkinkan perusahaan untuk merencanakan dan memantau perawatan kendaraan secara proaktif. Data yang akurat tentang kondisi kendaraan akan membantu menghindari kerusakan yang lebih besar dan memastikan kendaraan selalu dalam kondisi prima.

4. Pengelolaan Risiko

Sistem ini juga membantu mengelola risiko operasional dengan memberikan informasi mengenai perilaku pengemudi, kepatuhan terhadap aturan lalu lintas, hingga kondisi kendaraan. Dengan memantau faktor-faktor ini, perusahaan dapat mencegah kecelakaan dan mengurangi risiko kerugian.

5. Pengelolaan Dokumen

Fleet management system juga membantu dalam mengelola dokumen terkait armada, seperti polis asuransi, surat izin kendaraan, dan dokumen perawatan. Sistem ini akan mengingatkan fleet manager ketika dokumen-dokumen tersebut mendekati masa kedaluwarsa, sehingga tidak ada masalah legalitas yang terlupakan.

Source: freepik

5 Contoh Penerapan Fleet Management System

Penerapan fleet management system dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan dan jenis bisnis yang dijalankan. Berikut lima contoh penerapan yang bisa diadaptasi oleh perusahaan:

1. Perusahaan Logistik

Di industri logistik, fleet management system digunakan untuk memantau pengiriman barang, memastikan barang sampai tepat waktu, dan meminimalkan downtime kendaraan.

2. Transportasi Publik

Operator transportasi publik menggunakan fleet management system untuk memantau armada bus atau taksi, memastikan kendaraan beroperasi sesuai jadwal dan memaksimalkan pelayanan kepada penumpang.

3. Konstruksi

Dalam industri konstruksi, fleet management system membantu dalam mengelola pergerakan alat berat dan kendaraan di lokasi proyek, memastikan semuanya berfungsi dengan baik dan tidak ada waktu yang terbuang.

4. Perusahaan Rental Mobil

Fleet management system memungkinkan perusahaan rental mobil untuk melacak kendaraan yang disewakan, memantau kondisi kendaraan, dan memastikan perawatan tepat waktu.

5. Perusahaan Distribusi

Perusahaan distribusi memanfaatkan fleet management system untuk mengatur rute pengiriman, mengoptimalkan penggunaan bahan bakar, dan memastikan efisiensi dalam pengiriman barang.

Tips Memanfaatkan Fleet Management System dengan Benar

Agar penggunaan fleet management system dapat memberikan hasil yang maksimal, berikut beberapa tips yang perlu diperhatikan:

• Pilih Sistem yang Sesuai dengan Kebutuhan Bisnis: Tidak semua fleet management system menawarkan fitur yang sama. Pastikan untuk memilih sistem yang sesuai dengan kebutuhan dan skala bisnis Anda.
• Lakukan Pelatihan untuk Karyawan: Pastikan seluruh tim yang terlibat memahami cara kerja sistem ini agar mereka dapat menggunakannya dengan efektif.
• Integrasikan dengan Teknologi Lain: Untuk hasil yang lebih baik, integrasikan fleet management system dengan teknologi lain seperti ERP atau software manajemen inventaris.
• Pantau Data Secara Berkala: Gunakan data yang dihasilkan oleh sistem ini secara rutin untuk menganalisis performa kendaraan dan melakukan perbaikan bila diperlukan.
• Evaluasi dan Sesuaikan Proses Secara Berkala: Lakukan evaluasi terhadap penggunaan fleet management system secara berkala, dan sesuaikan strategi operasional jika diperlukan.

Fleet management system menawarkan solusi komprehensif untuk mengelola armada kendaraan dengan lebih efisien. Dengan fungsi seperti pemantauan real-time, pengelolaan bahan bakar, hingga perawatan kendaraan, sistem ini dapat membantu perusahaan mengoptimalkan operasi mereka dan mengurangi biaya operasional.

Selain fleet management system, memberikan penghargaan kepada karyawan, mitra, atau pelanggan juga merupakan cara penting untuk memperkuat hubungan bisnis. Pluxee eVoucher adalah solusi tepat untuk memberikan hadiah yang tidak hanya praktis tetapi juga fleksibel. Dengan lebih dari 700 merchants dan 25.000 outlets di seluruh Indonesia, Pluxee eVoucher memudahkan Anda untuk memberikan apresiasi sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Jadi, jangan menunda lagi. Hubungi Pluxee hari ini dan pilih Pluxee eVoucher untuk memberikan hadiah tak terlupakan bagi hubungan bisnis yang lebih sehat dan produktif!